รู้จักกับประโยชน์ของบัญชีรายรับรายจ่าย ที่ทำแล้วรับรองใช้จ่ายไม่มีสะดุด

หากพูดถึงการทำบัญชีรายรับรายจ่าย เชื่อว่าไม่มีใครไม่รู้จักอย่างแน่นอน เพราะทุกคนล้วนเคยได้ยินมาตั้งแต่เด็ก แต่น้อยคนที่จะลงตัวเลขในบัญชีได้อย่างมีประสิทธิภาพ เนื่องจากมองว่าการทำบัญชีเป็นเรื่องยุ่งยาก ไหนจะต้องคอยจดจำรายการให้ลงตัวเลขให้ครบถ้วน แถมยังมีโอกาสใส่ตัวเลขผิดอีกด้วย

แต่บัญชีรายรับรายจ่ายมีข้อดีมากกว่าที่ทุกคนคิด ในบทความนี้เราจึงพาทุกคนมารู้จักกับบัญชีดังกล่าวให้มากขึ้น เพื่อให้ทุกคนเตรียมพร้อมกับปัญหาการเงินในอนาคต ไม่ว่าจะเป็นการหาเงินหมุนไม่ทันจนต้องใช้เงินเดือนชนเดือน หรือต้องกู้หนี้ยืมสินโดยไม่จำเป็น

บัญชีรายรับรายจ่ายคืออะไร ช่วยให้บริหารเงินดีขึ้นอย่างไรบ้าง

ก่อนไปหาคำตอบว่าข้อดีของบัญชีรายรับรายจ่ายมีอะไรบ้าง มาทำความรู้จักความหมายของบัญชีรายรับจ่ายเป็นอันดับแรก ซึ่งบัญชีดังกล่าวเป็นการนำรายได้แต่ละเดือนมาหักด้วยรายจ่าย ถ้ามีเงินเหลือแสดงว่ามีเงินเก็บ แต่ถ้าตัวเลขติดลบย่อมหมายความว่าใช้เงินเกินตัว

ปกติแล้วบัญชีรายรับรายจ่ายที่ดีควรทำใส่ในสมุดทุกวัน เพื่อให้ตรวจสอบรายการย้อนหลังได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะหากมีวันใดลืมทำบัญชีแล้ว ก็ไม่อาจวางแผนการเงินได้ตามที่ตั้งใจไว้ ดังนั้น เมื่อใช้จ่ายเสร็จแล้ว พยายามลงรายการในสมุดบัญชีทันทีเพื่อป้องกันการหลงลืมนั่นเอง

ตัวอย่างของบัญชีรายรับรายจ่ายน่าสนใจ

บัญชีรายรับรายจ่าย สามารถแบ่งออกเป็น 2 ประเภทได้แก่ บัญชีรายรับรายจ่ายตามรูปแบบรายงานเงินสดรับ-จ่ายของกรมสรรพากร และบัญชีรายรับรายจ่ายที่ออกแบบด้วยตนเอง ซึ่งแต่ละแบบมีตัวอย่างและข้อแตกต่างดังต่อไปนี้

บัญชีรายรับรายจ่ายตามแบบของกรมสรรพากร

ใช้สำหรับการประกอบยื่นแบบภาษีเพื่อรับสิทธิ์หักค่าใช้จ่ายตามจริง วิธีการนี้เหมาะกับธุรกิจที่มีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นจำนวนมาก โดยมีองค์ประกอบได้แก่

1. ชื่อผู้ประกอบการ
2. ชื่อสถานประกอบการ
3. เลขประจำตัวประชาชน
4. เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร ซึ่งเป็นเลขเดียวกับเลขทะเบียนนิติบุคคลที่ออกโดยกรมพัฒนาธุรกิจการค้า
5. วัน/เดือน/ปี โดยต้องเป็นวันที่มีการรับเงิน หรือจ่ายเงินจริงเท่านั้น แต่ทางกรมสรรพากรอนุโลมให้ลงรายการธุรกรรมภายใน 3 วันทำการ นับแต่วันที่มีธุรกรรมรับ-จ่ายเกิดขึ้นได้เช่นกัน
6. รายรับที่เกิดจากการดำเนินธุรกิจ
7. รายจ่าย ประกอบด้วย 2 ประเภท ได้แก่ 1.รายจ่ายซื้อสินค้า และ 2.รายจ่ายอื่นๆ เช่น ค่าแรงงาน หรือค่าเช่า เป็นต้น
8. หมายเหตุ รายการนี้ใช้สำหรับระบุว่าธุรกรรมที่เกิดขึ้นเป็นเงินสด หรือเงินเชื่อ หากเป็นเงินเชื่อให้ระบุไว้ในช่องหมายเหตุ

ตัวอย่างเช่น

นาย สมชาย แซ่ตั้ง เลขประจำตัวประชาชน X-XXXX-XXXXX-XX-X

บริษัท AAA จำกัด เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร X-XXXX-XXXX-X

แต่การทำบัญชีเพื่อใช้สิทธิ์หักค่าใช้จ่ายตามจริง ต้องมีหลักฐานประกอบด้วย เช่น ใบเสร็จรับเงินที่ออกโดยร้านค้า หรือใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ และรายการค่าใช้จ่ายที่ระบุในบัญชีควรเกี่ยวข้องกับกิจการเท่านั้น ไม่สามารถนำค่าใช้จ่ายส่วนตัวมาร่วมหักค่าใช้จ่ายตามจริงได้

ส่วนการทำบัญชีรายรับรายจ่ายด้วยตนเอง ไม่จำเป็นต้องใส่รายละเอียดเท่ากับแบบฟอร์มของกรมสรรพากร ขอเพียงแค่ลงรายการค่าใช้จ่ายให้ครบถ้วน และเข้าใจง่าย ตัวอย่างเช่น

วันที่ 11 ม.ค. 2567

รายการ         จำนวนเงิน

เงินเดือน    15,000  บาท

ค่าอาหาร         200 บาท

ค่าเดินทาง       100 บาท

ค่าเช่าห้อง    5,000 บาท

เหลือ          9,700 บาท

5 ประโยชน์ของบัญชีรายรับรายจ่ายที่น่ารู้

หลังจากทำความรู้จักกันไปแล้วว่า บัญชีรายรับรายจ่ายแบบของกรมสรรพากรสำหรับยื่นแบบภาษี และบัญชีรายรับรายจ่ายแบบเบื้องต้นแตกต่างจากกันอย่างไร มาดูกันเลยดีกว่าว่า การทำบัญชีดังกล่าวมีประโยชน์อะไรอีกบ้าง

1. ลดการใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น

การทำบัญชีรายรับรายจ่ายจะช่วยให้เห็นภาพรวมของค่าใช้จ่ายในแต่ละเดือนได้ดียิ่งขึ้น ทำให้ปรับลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นออกไปได้ เช่น จากเดิมมีค่าใช้จ่ายเดือนละ 10,000 บาท แต่เดือนถัดมามีค่าใช้จ่าย 12,000 บาท ซึ่งเป็นค่ารองเท้าที่เพิ่งซื้อมาใหม่ เมื่อตรวจพบรายการค่าใช้จ่ายที่ฟุ่มเฟือยแล้วก็สามารถปรับลดค่าใช้จ่ายนั้นลง ส่งผลให้คุณมีเงินเก็บเพิ่มขึ้น

2. ช่วยควบคุมการเงินของกิจการ

ถ้าเป็นเจ้าของกิจการแล้วกำลังประสบกับปัญหาเงินไหลออก ต้องใส่เงินส่วนตัวเข้าไปเพิ่มขึ้น ทั้งที่มีกำไรสม่ำเสมอทุกเดือน ปัญหาจะหมดไปเมื่อเริ่มจัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย เพราะช่วยให้เห็นว่ากิจการจ่ายเงินไปกับอะไรบ้าง เช่น ค่าวัตถุดิบ หรือค่าแรงงาน ทำให้บริหารเงินทางธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

3. ประเมินค่าใช้จ่ายแม่นยำขึ้น

ไม่ใช่แค่ปรับลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นได้เท่านั้น การทำบัญชีรายรับรายจ่ายยังช่วยประเมินค่าใช้จ่ายในอนาคตได้ด้วย ทำให้คาดการณ์ล่วงหน้าได้ดีขึ้นว่าจะเหลือเงินออมเท่าไหร่ ช่วยให้วางแผนเก็บเงินได้ดีกว่าการไม่ได้ทำบัญชีรายรับรายจ่าย

4. สร้างทัศนคติที่ดีด้านการเงิน

หลายคนอาจไม่สังเกตว่าการทำบัญชีรายรับรายจ่ายช่วยฝึกทัศนคติที่ดีด้านการเงิน เพราะการออมเงินที่ดีเกิดจากความสม่ำเสมอในการเก็บเงินทีละน้อย ไม่ใช่การออมเงินคราวละมากๆ ในทีเดียว ซึ่งการทำบัญชีทุกวันย่อมส่งเสริมให้เกิดความสม่ำเสมอ ทำให้ออมเงิน และมีเงินเก็บได้ในระยะยาว ไม่เลิกออมเงินไปเสียก่อน

วางแผนการเงินได้ดีเยี่ยม

นอกจากช่วยประเมินค่าใช้จ่ายได้แล้ว บัญชีรายรับรายจ่ายยังช่วยให้วางแผนการเงินเป็นเรื่องง่าย ไม่ว่าจะเป็นการเก็บเงินซื้อบ้าน หรือเก็บเงินซื้อรถ จากการประเมินในส่วนของรายรับ ถ้ารายรับน้อยเกินไปก็อาจหาช่องทางสร้างรายได้เพิ่มเติม เช่น หางานเสริม เพื่อให้แผนการเงินเป็นไปตามที่ตั้งใจไว้

บัญชีรายรับรายจ่ายทำตอนไหนดี และเหมาะกับใคร?

เมื่อทราบข้อดีของการทำบัญชีรายรับรายจ่ายกันไปแล้วว่ามีประโยชน์อย่างไร เราจะพามาดูกันว่าคุณควรทำบัญชีรายรับรายจ่ายตอนไหน? และใครบ้างที่ควรลงมือทำบัญชีรายรับรายจ่าย ดังนี้

บัญชีรายรับรายจ่ายควรเริ่มต้นทำตั้งแต่เมื่อไหร่

หากศึกษาข้อมูลแล้ว สามารถเริ่มทำบัญชีรายรับรายจ่ายได้ทันที และยิ่งเริ่มต้นเร็วเท่าไหร่ก็ยิ่งดีเท่านั้น เพราะจะช่วยให้เริ่มต้นมีเงินเก็บได้ตั้งแต่อายุยังน้อย ไม่ก่อหนี้ที่ไม่จำเป็น ในขณะที่ผู้เริ่มต้นการทำบัญชีรายรับรายจ่ายช้า รู้ตัวอีกทีก็อาจไม่มีเงินเก็บแล้ว เสียโอกาสนำเงินไปออมหรือลงทุน เพื่อรับผลตอบแทนในระยะยาวอีกด้วย

ใครควรทำบัญชีรายรับรายจ่ายบ้าง

1. เจ้าของธุรกิจ

สำหรับเจ้าของกิจการแล้วบัญชีรายรับรายจ่ายให้ประโยชน์ถึง 2 ด้าน ด้านแรกคือ ช่วยควบคุมการเงินของธุรกิจตามที่กล่าวไปแล้วข้างต้น จากการลดต้นทุนที่ไม่จำเป็นออกไปได้ ส่งผลให้กิจการสร้างรายได้มากขึ้นจากการปรับลดค่าใช้จ่ายได้มากกว่ากิจการที่ไม่เคยทำบัญชีรายรับรายจ่ายเลย

ส่วนประโยชน์อีกด้านของบัญชีรายรับรายจ่ายคือ ช่วยให้การยื่นแบบภาษีเป็นเรื่องง่าย หากเป็นเจ้าของธุรกิจในกลุ่มกิจการที่มีรายได้พึงประเมินตามมาตรา 8 ได้แก่ พาณิชย์, การอุตสาหกรรม, การขนส่ง และการเกษตร เช่น พ่อค้า-แม่ค้าขายของตามตลาดนัด หรือเป็นเจ้าของร้านอาหาร ต้องจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายสำหรับประกอบแบบภาษีเดือนมกราคม-มีนาคม เพื่อใช้สิทธิ์หักค่าใช้จ่ายตามจริง

2. พนักงานบริษัท

หากคุณเป็นชาวออฟฟิศที่รายได้พึงประเมินไม่ถึงเกณฑ์ต้องเสียภาษีเงินได้ ก็ใช่ว่าบัญชีรายรับรายจ่ายจะไม่มีประโยชน์เสียทีเดียว เพราะช่วยให้คุณออมเงินได้มากขึ้นกว่าเดิม จากการเห็นค่าใช้จ่ายในแต่ละเดือนได้ชัดเจนขึ้นว่าใช้เงินไปกับเรื่องอะไรบ้าง ทำให้คุณวางแผนการเงินเพื่อเป้าหมายในอนาคตได้ดียิ่งขึ้น เช่น การวางแผนเกษียณ หรือวางแผนเลี้ยงดูบุตร เป็นต้น

3. วัยเรียน/นักศึกษา

ถือเป็นวัยที่ควรเริ่มต้นทำบัญชีรายรับรายจ่ายเป็นอย่างยิ่ง เพราะช่วยสร้างนิสัยการออมเงินที่ดีตั้งแต่ยังไม่เริ่มต้นวัยทำงาน เพราะหลังจากเรียนจบแล้วมีรายได้เป็นครั้งแรก เมื่อเจอกับสิ่งล่อตาล่อใจต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นสมาร์ตโฟนรุ่นใหม่เพิ่งเปิดตัว หรือเสื้อผ้าแบรนด์หรูที่วางจำหน่ายไปหมาดๆ ก็มีโอกาสใช้เงินไปกับสิ่งนั้นโดยทันที

แต่เมื่อหัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายแล้ว ก็จะควบคุมการใช้เงินของตนเองได้มากกว่าผู้ที่ไม่เคยลงรายการในบัญชี ทำให้มีโอกาสประหยัดค่าใช้จ่ายในแต่ละเดือนไปได้ไม่น้อย แถมเมื่อต้องสมัครบัตรเครดิตก็วางแผนการใช้งานได้อย่างรอบคอบ มากกว่าผู้ที่ไม่เคยสังเกตพฤติกรรมการใช้เงินของตนเองผ่านบัญชีรายรับรายจ่าย และช่วยให้วางแผนการใช้งานบัตรเครดิตได้คุ้มค่าที่สุดนั่นเอง

MAKE by KBank ตัวช่วยทำบัญชีรายรับรายจ่ายให้เป็นเรื่องง่าย

นอกจากทำบัญชีรายรับรายจ่ายด้วยตนเอง หรือทำตามแบบฟอร์มของกรมสรรพากรแล้ว รู้หรือไม่ว่า MAKE by KBank แอปพลิเคชันจากธนาคารกสิกร ก็ช่วยจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายให้เป็นเรื่องง่ายเช่นกัน ผ่านฟีเจอร์ยอดฮิตใช้งานง่าย “Expense Summary”

ฟีเจอร์ดังกล่าวช่วยสรุปรายการทันทีเมื่อมีธุรกรรมถอน โอน จ่าย เกิดขึ้นใน MAKE by KBank ไม่ต้องคอยจดบันทึกรายการให้ยุ่งยากอีกต่อไป เรียกได้ว่าใช้เวลาไม่เกิน 1 นาที ก็เห็นภาพรวมของการใช้จ่ายในเดือนนั้นๆ! แถมเรียกดูข้อมูลการใช้จ่ายย้อนหลังได้แบบง่ายๆ ไม่ต้องขอ Statement ให้ยุ่งยาก

ถ้าอยากได้ผู้ช่วยบริหารเงินให้เป็นเรื่องง่ายแล้ว ดาวน์โหลด MAKE by KBank ได้เลย ผ่านทาง App Store และ Play Store ใครมีเพื่อนเยอะ อย่าลืมชวนมาร่วมใช้งาน MAKE by KBank เพราะหากมีเพื่อนสมัคร MAKE by KBank ครบ 9 คนขึ้นไป คุณจะได้รับโบนัสสูงถึง 1,000 บาท!