ปัจจุบันความพยายามขับเคลื่อนการอนุรักษ์ทรัพยากรธรรมชาติและสิ่งแวดล้อม ได้แทรกซึมเข้าไปในทุกภาคส่วนของสังคม ในแง่ของภาคธุรกิจ กิจการทั้งขนาดเล็กและขนาดใหญ่ต่างพยายามรณรงค์โครงการรักษาสิ่งแวดล้อม เช่น การสร้างฝาย การงดใช้พลาสติก แต่จะดีกว่าไหมถ้าเรานำแนวคิดการอนุรักษ์สิ่งแวดล้อมให้เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงานปกติ เช่น การเลือกใช้บริการซอฟต์แวร์ระบบเอกสารที่ผ่าน ISO 14001
ทุกวันนี้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปที่เป็นระบบจัดการเอกสารสำหรับองค์กร หรือระบบ Business Process Management กำลังเป็นที่สนใจของหน่วยงานต่าง ๆ เพิ่มมากขึ้นเรื่อย ๆ โดยเฉพาะในกลุ่มอุตสาหกรรมและกิจการขนาดเล็กหรือขนาดย่อม เนื่องจากสามารถปรับเปลี่ยนให้ตอบโจทย์ตามความต้องการของกิจการ ช่วยให้การดำเนินงานสะดวกและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เป็นระบบระเบียบ ใช้งานง่าย ทั้งยังประหยัดเวลา และเป็นบริการระบบเอกสารที่ลดการใช้กระดาษ (Paperless) ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ ISO 14001 มาตรฐานสากลสำหรับระบบการบริหารจัดการสิ่งแวดล้อมขององค์กร เพื่อเพิ่มสมรรถนะสิ่งแวดล้อมภายในองค์กร และเพื่อความยั่งยืนด้านสิ่งแวดล้อม
ด้วยการดำเนินงานบน Cloud Technology ทำให้หมดห่วงเรื่องการเข้าถึงเอกสารจากทุกที่ทุกเวลา นอกจากนี้ ยังสามารถปรับระบบให้ยืดหยุ่น พร้อมรับการเปลี่ยนแปลงของแบบฟอร์มได้ตามที่ต้องการ สำคัญที่สุดคือ มั่นใจได้ในความปลอดภัยด้วยระบบ Security บน Cloud ของ Microsoft
นอกจากนี้ แม้คุณจะเป็นเจ้าของกิจการขนาดเล็กหรือขนาดย่อม แต่ก็สามารถดำเนินงานด้วยมาตรฐานระดับสากลของ ISO ได้ โดยซอฟต์แวร์สำเร็จรูปสามารถออกแบบและพัฒนาบริการระบบเอกสารให้ครอบคลุมกับข้อกำหนดของ ISO มาตรฐานต่าง ๆ ที่หน่วยงานให้ความสำคัญ เช่น ISO 14001 ISO 9001
ลองมาดูกันว่าโปรแกรมซอฟท์แวร์สำเร็จรูปที่ให้บริการจัดการระบบเอกสารสำหรับองค์กร ที่ตอบโจทย์มาตรฐาน ISO ต่าง ๆ เช่น ISO 14001 ที่ว่าด้วยเรื่องของสิ่งแวดล้อมในองค์กร และ ISO 9001 ที่ว่าด้วยเรื่องของการจัดการคุณภาพและประสิทธิภาพในองค์กร ควรมีลักษณะอย่างไร
- ช่วยจัดเอกสาร และบันทึกให้เป็นระเบียบ
- ค้นหาง่าย ไม่ต้องใช้กระดาษ
- ช่วยตรวจติดตามภายใน (Internal Audit) สะดวก
- ลดเวลาในการตรวจติดตาม
- จัดการสิ่งที่ไม่สอดคล้อง แก้ไขข้อผิดพลาดได้รวดเร็ว
- ลดความเสี่ยงที่จะไม่ผ่านมาตรฐาน
นอกจากนี้ คุณภาพของซอฟท์แวร์สำเร็จรูปยังมั่นใจได้หากผ่านการตรวจสอบมาตรฐาน ISO 29110 หรือ มาตรฐานผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรม มอก.29110 ที่ว่าด้วยเรื่องของการรับรองคุณภาพการบริหารงานหรือผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ให้แก่ หน่วยงาน/ผู้ประกอบการ ที่มีขนาดเล็กโดยมีผู้ร่วมงานไม่เกิน 25 คน เพราะตัวมาตรฐานได้ถูกกำหนดมาเพื่อสร้างบทบาทควบคุมคุณภาพกระบวนการผลิตซอฟต์แวร์ ทั้งทางด้านการบริหารงานและทางด้านเทคนิคให้กับผู้ประกอบการขนาดเล็กและขนาดย่อม
คุณภาพทั้งหมดนี้ จะยิ่งน่าสนใจขึ้นไปอีกหากรวบรวมมาอยู่ในซอฟต์แวร์ที่มีราคาถูก สามารถจับต้องได้ หากสนใจลองปรึกษาบริษัทผู้คิดค้นและจำหน่ายซอฟท์แวร์ ซึ่งปัจจุบันมีอยู่หลายแห่งในประเทศไทย และได้รับการยอมรับจากเจ้าของธุรกิจที่ให้มาติดตั้งพัฒนาระบบจัดการเอกสารให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น หากคุณเป็นคนหนึ่งที่ใส่ใจคุณภาพมาตรฐาน พร้อมวิสัยทัศน์ที่ต้องการยกระดับการดำเนินงานสู่โลกดิจิทัล และให้ความสำคัญกับการอนุรักษ์สิ่งแวดล้อม บริการซอฟต์แวร์ระบบเอกสารที่ผ่านมาตรฐาน ISO 14001 คือตัวช่วยที่สำคัญของคุณ
